Gebruik jij de Outlookagenda? Het is een handige manier om afspraken, deadlines en meetings vast te zetten als je veel werkt met je laptop én telefoon. In deze video van Mailbox Master kwam ik erachter dat ik mijn digitale agendavaardigheden nog wel wat kan opkrikken. Plannen is de sleutel naar flexibel werken en een goede werksfeer. Daarom heb ik drie Outlook tips op een rijtje gezet om het werken met de Outlookagenda wat makkelijker te maken én leg ik uit wat beter plannen mij heeft gebracht!
Outlook tips voor beginnende gebruiker
Vivianne van Mailbox Master vertelt dat de handige voorzieningen die in de Outlookagenda zitten, soms wat verborgen zijn voor de beginnende gebruiker. Het werkt dus goed, maar je moet de handigheden wel vinden en weten te gebruiken. Met deze Outlook tips ben jij binnen een paar keer proberen een Outlook Master!
1. Outlook sneltoetsen
Een handige sneltoets in Outlook is ctrl + N. Hiermee maak je direct een nieuwe afspraak. Je kunt de datum, tijd en titel aanpassen en hoeft dus niet naar een datum toe te scrollen of los op een nieuwe afspraak te klikken. Dit werkt in je voordeel, omdat plannen een stuk beter gaat als het je makkelijk gemaakt wordt. Deze sneltoets werkt trouwens ook in de mailbox zelf. Ctrl + N in jouw Outlook mailbox maakt direct een nieuwe mail; en in je contactpersonen een nieuw contactpersoon.
Wil je even snel wat toevoegen of ben je bang dat je een deadline vergeet? Met deze sneltoets kan je via je computer binnen enkele seconden heel eenvoudig een nieuwe afspraak maken.
2. Afspraak verplaatsen
In de Outlookagenda is er helaas geen knopje om een afspraak te verplaatsen of te kopiëren. Om toch die ene afspraak of deadline te verplaatsen, kan je hem zelf kopiëren. Klik op de afspraak, zodat hij geselecteerd wordt, en klik dan op ctrl + C. Dit is de sneltoets voor het kopiëren van teksten of afbeeldingen en hiermee kun je dus ook een hele afspraak kopiëren. Super handig om een afspraak te verplaatsen.
Als je de afspraak gekopieerd hebt, ga dan naar een nieuwe dag of tijd. Klik één keer op het nieuwe vakje en drop de afspraak door middel van de sneltoets ctrl + V. Ctrl + V plakt de gekopieerde inhoud op de plek waar je met je muis hebt geklikt of geselecteerd. Zo heb je dus direct een afspraak verplaatst binnen Outlook en hoef je geen gegevens over te typen.
Mocht je afspraak een uitnodiging bevatten, voor bijvoorbeeld een meeting, dan kan je deze opnieuw versturen. Dubbelklik op de nieuwe afspraak en verzend de uitnodiging opnieuw naar het e-mailadres van de contactpersonen.
3. Vooruit plannen
Soms wil je een afspraak inplannen die pas over enkele maanden plaatsvindt. Een evenement, borrel of pitch bijvoorbeeld. Het kost tijd om deze datum te zoeken door alle weken heen. Maar met de sneltoets ctrl + G ben je er binnen enkele seconden. Er verschijnt een pop-up venstertje waar je een datum in kan vullen. En voilà: je bent bij de datum die je nodig had! Zo ben je snel bij een datum die verder weg in het jaar ligt, zonder hier naar te zoeken.
Maak van plannen een gewoonte
Deze sneltoetsen zijn erg handig en worden snel een gewoonte. Je kan ze natuurlijk ook gewoon buiten de Outlookagenda gebruiken, bij het schrijven van mails of content bijvoorbeeld. Plannen is soms erg lastig om goed vol te houden. Met handige sneltoetsen en andere trucjes maak jij het jezelf een stuk makkelijker. Goed en efficiënt plannen is belangrijk, maar het volhouden is vaak lastig. Probeer dingen uit en kijk wat voor jou het beste werkt.
Ik ben er in de afgelopen maanden achter gekomen dat het hebben van een goede weekplanning en ruimte voor reflectie heel erg goed werkt voor mijn planning. Overzicht en regelmaat geeft mij rust en zorgt ervoor dat ik weet waar ik sta. Er is ruimte om deadlines te maken én te verplaatsen en dat allemaal door van te voren overzicht te hebben op mijn dagen.
We zijn er maar druk mee: plannen. Maar zijn we niet wat doorgeschoten? In deze nieuwe aflevering gaan Kai en Jochem in op het verschil tussen van dag-tot-dag leven of een strakke planning hebben. In de volgende episodes gaan we jullie alles vertellen over hoe je een strakke planning houdt, als je dat natuurlijk wilt!
